Pricer

Pricer AB wurde 1991 in Schweden gegründet und ist der weltweit führende Anbieter von Lösungen für digitale Ladenregale, die sowohl die Geschäftsleistung als auch das Einkaufserlebnis in mehr als 18 000 Geschäften in über 70 Ländern verbessern. Ende 2019 begann das Unternehmen mit der Entwicklung einer transformativen Projekt- und Programmmanagementlösung, die Arbeitsabläufe modernisieren, die Zusammenarbeit verbessern und unnötige Daten vermeiden soll.

Vereinfachter Dokumentenfluss

Bevor Pricer sich neu erfand, waren viele seiner Abteilungen im Dickicht endloser Tabellen und verschlungener E-Mail-Konversationen gefangen. Es gab keine einheitliche Methode für eine effiziente Teamarbeit, was wiederum die Kommunikationswege und den Informationsaustausch stark beeinträchtigte. Diese Hindernisse verlangsamten die Projektarbeit und erschwerten die Zusammenarbeit.

"Die Notwendigkeit eines strukturierten Projekt- und Programmmanagement-Tools wurde immer offensichtlicher, da wir uns in einem Meer von E-Mails und verstreuten Dateien wiederfanden", berichtet Giacomo Crucinio, Leiter der Professional Services bei Pricer. "Ein Dokumentenmanagementsystem stand schon lange auf unserer Wunschliste, da es für die Installationsbestätigungen unserer Kunden erforderlich war. Für jede Projektphase gab es mehrere Dokumente, die bisher immer manuell mit Stift und Papier ausgefüllt wurden." Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich Pricer für die Zusammenarbeit mit Smartsheet und dem Platinum-Partner AMX.

"Da alle bereits mit Tabellen arbeiteten, war es unser Ziel, diese zu konsolidieren und Informationen auf einer Ebene zusammenzuführen, die Länder-, Kunden- und Managementperspektiven integriert", fährt Crucinio fort. "Wir wollten eine dritte Managementebene schaffen, die einen Überblick über alle Projekte bietet, mit besonderem Augenmerk auf laufende und verzögerte Projekte. Und genau das haben wir erreicht, indem wir Smartsheet als Grundlage verwendet und darauf ProMETEOS, unsere eigene maßgeschneiderte Projektmanagement-Plattform, entwickelt haben.

Die Plattform bietet dynamische Dashboards mit Ansichten, die von der Rolle und den Berechtigungen des Benutzers abhängen. Zum Schutz der Daten kann jeder Mitarbeiter und Subunternehmer nur auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit benötigt. Die Tatsache, dass alle Beteiligten dank der Dashboards immer auf dem neuesten Stand sind, spart zudem viel Zeit.

Früher dauerten unsere Projektbesprechungen mindestens eine Stunde. Heute sind sie in 20 Minuten vorbei, weil wir die Informationen auf den Dashboards einfach gemeinsam durchgehen können, sagte Giacomo Crucinio

"ProMETEOS ist eine umfassende Projektmanagement-Lösung, die den gesamten Prozess von Anfang bis Ende begleitet. Sie ermöglicht den automatischen Versand von Benachrichtigungen, wenn bestimmte Aufgaben anstehen, und bietet eine lückenlose Nachverfolgung des Projektfortschritts. "Es ist nicht mehr nötig, den aktuellen Status zu verfolgen, da dieser jederzeit in Smartsheet einsehbar ist", sagt Victor Broberg, Consulting Manager bei AMX.

Intelligenter arbeiten mit Automatisierung

Die implementierte Lösung nutzt offene Schnittstellen (APIs), um eine nahtlose Integration mit Systemen von Drittanbietern wie Salesforce und Microsoft Teams zu ermöglichen. Crucinio betont, dass dies zu einer erheblichen Produktivitätssteigerung geführt hat. „Für uns war es wichtig, die Kundeninformationen in Salesforce zu überprüfen und insbesondere die Veränderungen der letzten Jahre im Auge zu behalten. Als wir die Idee hatten, diese Daten in Smartsheet zu importieren, war unser Auftragsteam in der Lage, Unstimmigkeiten innerhalb eines Tages statt eines Monats zu erkennen und zu beheben.“

Das Auftragsteam profitiert weiterhin von den automatisierten Workflows, die zur Standardisierung von Aufgaben und zur Unterstützung bei der Fehlerbehebung beitragen und so die Auftragsabwicklung beschleunigen und optimieren. „Die Plattform wurde in unser Auftragsmanagementsystem integriert und ermöglicht uns den direkten Zugriff auf Auftragsdaten. Sobald unsere Außendienstmitarbeiter den Lagerbestand im Geschäft erfassen und die ermittelten Zahlen mit den bestellten Produkten abgleichen, werden Unregelmäßigkeiten sofort erkannt und das Bestellteam automatisch informiert“, erklärt Crucinio.

Darüber hinaus setzt Pricer Smartsheet für kleinere Projekte ein, die speziell auf die Bedürfnisse einzelner Teams zugeschnitten sind. Ein solches Projekt ist Pricer People, ein neu entwickeltes Personalmanagement-Tool, das alle Prozesse im Zusammenhang mit neuen, bestehenden und ausscheidenden Mitarbeitenden verwaltet.

Smartsheet trägt auch zur Verbesserung des Kundendienstes bei. Crucinio beschreibt die frühere Situation: „Anfragen erreichten uns ausschließlich per E-Mail oder Telefon. Jetzt haben wir mit Smartsheet eine interne Portallösung entwickelt, in der alle Anfragen zentral zusammenlaufen. Das hat die Flut der E-Mail-Anfragen eingedämmt und stellt sicher, dass alle Informationen an einem Ort gespeichert sind.“

Die entwickelte Lösung profitiert von einer bedingten Logik, die das Anzeigen oder Ausblenden bestimmter Felder in Abhängigkeit von den Eingaben in den vorhergehenden Feldern steuert. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die für die jeweilige Anfrage relevanten Informationen erfasst werden. Zusätzlich erleichtern vorausgefüllte Werte, die mittels HTML implementiert werden können, das Ausfüllen der Formulare und führen zu einer weiteren Zeitersparnis.

Integrationen schaffen neue Möglichkeiten

Pricer arbeitet weiter an seinen Produktivitätszielen mit Smartsheet, um alle auf dem Laufenden zu halten, die Arbeitseffizienz zu steigern und Kommunikationsprobleme zu beseitigen. Die Umstellung geht weiter und neue Projekte kommen hinzu.

Derzeit arbeitet das Unternehmen an der Integration von DocuSign, um die Validierung von Dokumenten mit digitalen Signaturen zu optimieren.

„Das Tolle an Smartsheet ist, dass es eine gemeinsame Basis für alle Benutzer von Workflows, Formeln und Formularen bietet, um Unternehmenslösungen zu entwickeln“, fasst Crucinio zusammen. Und Pricer schöpft das Potenzial voll aus, um die Erfahrungen seiner Mitarbeiter zu verbessern.