Oryx Energies

Oryx Energies ist einer der führenden unabhängigen Anbieter auf dem afrikanischen Energiemarkt. Das Unternehmen deckt mit seiner integrierten Plattform alle Stufen der Wertschöpfungskette ab - von der Beschaffung der Produkte bis zum Point of Sale. Seit seiner Gründung im Jahr 1987 hat Oryx Energies seine Präsenz auf 17 Länder in Subsahara-Afrika ausgeweitet und sich in den vergangenen drei Jahrzehnten einen ausgezeichneten Ruf für Zuverlässigkeit, Produktqualität und operative Exzellenz erworben. Oryx Energies passt sich ständig an die sich verändernden Energiebedürfnisse der Region an und versorgt Privat-, Geschäfts- und Schifffahrtskunden sicher und zuverlässig.

Strategischen Erfolg verwalten

Die Entwicklung und Umsetzung strategischer Wachstumsinitiativen ist ein komplexer Prozess. Im Rahmen des auf drei Jahre angelegten Geschäftsplans ORYZON22 unter der Leitung von CEO Moussa Diao hat sich Oryx Energies zum Ziel gesetzt, den Betrieb zu optimieren, die Gewinne zu steigern, die Investitionen neu auszurichten und so den Grundstein für eine vielversprechende Zukunft zu legen. Dieser Ansatz wurde unter dem Namen ENERGIZE bekannt. Der Umfang und die Komplexität dieser Aufgabe erforderten eine fortschrittliche Kollaborationsplattform, die Einblick in den Projektfortschritt gibt, Aufgaben delegiert und Ressourcen priorisiert. Bislang hatte das Team von Oryx Energies seine Arbeit mit mehreren Excel-Dateien organisiert, was sich als umständlich erwies und den Bedarf nach einem effizienteren Tool deutlich machte. Als Fateme Weyeneth, Leiterin Recht und Compliance, die Aufgabe erhielt, das ENERGIZE Project Management Office (PMO) einzurichten, um die Fortschritte in allen Geschäftsbereichen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle Länder auf dem gleichen Stand sind, war klar, dass das neue Tool intuitiv und für alle Mitarbeitenden benutzerfreundlich sein musste.

Eine intuitive Kollaborationsplattform 

Oryx Energies hat sich für Smartsheet entschieden, um die ersten Planungsphasen von ENERGIZE, ihrem innovativen Projektmanagementsystem für Geschäftsstrategien, zu starten. Das Unternehmen entschied sich für Smartsheet, um den Fortschritt verschiedener Projekte transparent zu machen und mithilfe automatisierter Dashboards jederzeit Einblick in den Projektfortschritt und die Leistung der Teams zu erhalten. Die Plattform ermöglicht es Managern und Mitarbeitern, ihre Erfolge sichtbar zu machen.

Die schnelle Implementierung von Smartsheet zeigte sofort den erheblichen Mehrwert. Guillaume Desenne, Leiter der Schmierstoffabteilung bei Oryx Energies, bestätigt dies und betont: „Mit Smartsheet konnten wir ein zentrales, benutzerfreundliches Berichtssystem entwickeln, das mit übersichtlichen Dashboards Einblick in die Projektleistung gibt, Verzögerungen aufzeigt und Erfolge kommuniziert“.

Durch die Zusammenarbeit mit Agile Management Experts (AMX), einem europäischen Smartsheet Platinum Partner, konnte Oryx Energies Smartsheet effektiv einsetzen, um wesentliche interne Projektmanagementprozesse neu zu strukturieren.

Fateme Weyeneth, die die Einführung in Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und den jeweiligen Projektsponsoren leitete, stellte fest, dass das intuitive Design von Smartsheet bei den Mitarbeitern sehr gut ankam und zu keinerlei Problemen führte. Die Dashboards erleichterten auch den Überblick und die Koordination der Projekte über die verschiedenen Standorte des Unternehmens hinweg.

Verbesserte Geschäftseinblicke

Ein kritischer Aspekt für den Erfolg des ENERGIZE-Projekts war die Fähigkeit, Geschäftsentscheidungen und Aktionspläne schnell und genau zu verfolgen. Mit Smartsheet konnte Oryx Energies einen tiefen Einblick in die Leistung spezifischer strategischer ORYZON22-Initiativen zu verschiedenen Zeitpunkten und in verschiedenen Märkten gewinnen. Echtzeit-Dashboards ermöglichen Führungskräften und Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Kennzahlen zum Geschäftserfolg. Diese erhöhte Transparenz erwies sich insbesondere während der Lockdown-Phase als wertvoll. „Trotz der räumlichen Trennung konnten wir effektiv und koordiniert mit unseren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten“, sagt Haja Rajaonarivo, Group HR Manager.

Außerdem konnte die Übereinstimmung der Leistung mit den Plänen und Zielen deutlich optimiert werden. Bis heute hat Oryx Energies im Rahmen von ENERGIZE mehr als 25 Projekte durchgeführt, die alle standardisiert wurden. Die Arbeitspläne und Dashboards, die mit farbigen Symbolen, Aufgabenlisten und Verantwortlichkeitsdaten gekennzeichnet sind, können in 14-tägigen Zyklen organisiert werden, die genau auf die Projektstruktur der Oryx-Gruppe abgestimmt sind.

Den Betrieb optimieren

Durch die Implementierung von Smartsheet hat Oryx Energies seine Betriebsabläufe verbessert, sodass Probleme proaktiv angegangen werden können, bevor sie auftreten. Darüber hinaus ist es nun viel einfacher, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Zeitpläne zu visualisieren.

Obwohl die Einführung von Smartsheet vom Hauptsitz in Genf aus erfolgte, hat die Anpassungsfähigkeit der Software es ermöglicht, die verschiedenen Standorte von Oryx Energies in der Schweiz und in Afrika enger miteinander zu vernetzen. Die regelmässigen 14-tägigen Updates helfen nicht nur, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Feedback zu erhalten, sondern fördern auch das Zusammengehörigkeitsgefühl zwischen dem Hauptsitz und den Niederlassungen.

Strategische Ziele erreichen

Oryx Energies ist bestrebt, den wachsenden Energiebedarf von Verbrauchern und Unternehmen in Subsahara-Afrika zu decken. Mit einem wachsenden Kundenstamm ist das Unternehmen gut gerüstet, um die steigende Nachfrage zu decken, was die Bedeutung strategischer Initiativen wie ORYZON22 und ENERGIZE unterstreicht. Dank der präzisen Einblicke in den Entwicklungsfortschritt, die Smartsheet bietet, können mögliche Hindernisse, die den Erfolg oder Fortschritt eines wichtigen Projekts behindern könnten, rechtzeitig erkannt und beseitigt werden.