Oryx Energies

Oryx Energies är en av Afrikas största oberoende energileverantörer. Genom sin integrerade plattform kontrollerar Oryx Energies leveranskedjan från produktinköp till försäljningsställe. Oryx Energies grundades 1987 och har under sin 30-åriga historia expanderat till 17 länder i Afrika söder om Sahara och byggt upp ett starkt rykte för kvalitet, tillförlitlighet och operativ excellens. Oryx Energies anpassar sig kontinuerligt till regionens föränderliga bränslebehov och fortsätter att på ett tillförlitligt sätt betjäna sina konsumenter, företag och sjöfartsoperationer.

Hantering av strategisk framgång

Att planera, implementera och genomföra strategiska tillväxtinitiativ är alltid en utmanande process. Som en del av en treårig affärsplan - kallad ORYZON22 och implementerad av VD Moussa Diao - försökte Oryx Energies effektivisera verksamheten, öka vinsten, omfördela intäkterna över sin portfölj av tillgångar och staka ut en väg till framgång. Verksamhetsmodellen kallades ENERGIZE, och med tanke på företagets storlek och komplexitet behövde Oryx Energies en omfattande samarbetsplattform som skulle ge insyn i projektens status, samt möjlighet att tilldela uppgifter och hantera resursprioriteringar. Tidigare hanterade Oryx Energies medarbetare sitt arbete med hjälp av flera Excel-kalkylblad, vilket ibland kunde leda till otympliga situationer. Behovet av ett mer kraftfullt verktyg var tydligt. Och när Fateme Weyeneth, Legal and Compliance Manager, fick i uppdrag att sätta upp och driva ENERGIZE PMO (Project Management Office) för att kommunicera framsteg mellan alla affärsenheter och säkerställa samordning mellan länderna, visste hon att alla nya verktyg som användes på Oryx Energies måste vara intuitiva och enkla att använda för alla anställda.

En intuitiv plattform för samarbete

Oryx Energies valde Smartsheet för att möjliggöra de inledande planeringsfaserna av ENERGIZE, deras nya projekthanteringsverktyg för affärsstrategi. Smartsheet användes för att ge insikt i hur projekten fortskred, genom att lyfta fram projektprestanda och teamprestationer vid varje given tidpunkt, med automatiserade instrumentpaneler för att säkerställa att både chefer och personal kunde följa deras framsteg.

Denna tidiga driftsättning visade snabbt det bredare värdet av Smartsheet. Guillaume Desenne, Lubricants Business Line Manager, höll med: "Smartsheet gjorde det möjligt för oss att skapa ett centraliserat och lättanvänt rapporteringssystem för att identifiera förseningar och kommunicera framgångar genom en tydlig instrumentpanel för projektresultat."

Med hjälp av Agile Management Experts (AMX) - en Smartsheet Platinum Partner baserad i Europa - använde Oryx Energies Smartsheet för att se över några viktiga interna projektledningsprocesser.

I samarbete med projektledare och sponsorer övervakade Fateme Weyeneth utrullningen och fann att Smartsheets intuitiva utseende och känsla bidrog till att öka medarbetarnas användning och undvika komplikationer, medan instrumentpaneler gav synlighet och anpassning mellan team och platser.

Förbättrad insyn i verksamheten

Att kunna spåra affärsbeslut och handlingsplaner snabbt och korrekt var avgörande för ENERGIZE framgång. Smartsheet har gjort det möjligt för Oryx Energies att få transparent insikt i resultatet av strategiska projekt inom ORYZON22 på olika marknader vid varje given tidpunkt. Instrumentpaneler i realtid säkerställer att chefer och anställda har tillgång till viktiga mätvärden för att mäta affärsframgång. Denna förbättrade tydlighet har visat sig vara ovärderlig under nedstängningen, vilket koncernens HR-chef Haja Rajaonarivo påpekar: "Vi har kunnat arbeta mer effektivt med kollegor på distans, samtidigt som vi har upprätthållit en utmärkt nivå av samordning."

Att mäta framgång mot fastställda mål har också inneburit en betydande förbättring. Hittills har Oryx Energies framgångsrikt avslutat över 25 ENERGIZE-projekt, som alla har standardiserats. Arbetsplaner och instrumentpaneler med trafikljus, uppgifter och ägardatum kan hanteras effektivt i 14-dagarsintervaller, särskilt utformade för att passa Oryx Groups projektstruktur.

Effektivisering av verksamheten

Genom att implementera Smartsheet har Oryx Energies förenklat sin verksamhet och kan lättare förutse problem, samtidigt som KPI och tidslinjer nu är mycket enklare att visualisera.

Trots att lösningen implementerades från huvudkontoret i Genève har dess flexibilitet framgångsrikt förbättrat samordningen och kommunikationen mellan alla Oryx Energies kontor, både i Schweiz och Afrika, vilket säkerställer att alla är på samma sida. Dessutom har möten varannan vecka för att ta itu med potentiella problem och få feedback främjat sammanhållningen mellan huvudkontoret och dotterbolagen, vilket har resulterat i en betydande förbättring av verksamheten och teamarbetet.

Uppfylla strategiska mål

Oryx Energies har som mål att tillgodose energibehovet hos konsumenter och företag i hela Afrika söder om Sahara. Med en kundbas som fortsätter att växa är Oryx Energies redo att ta sig an utmaningen med ökad efterfrågan. Strategiska initiativ som ORYZON22 och ENERGIZE är viktigare än någonsin. Tack och lov ger Smartsheet en tydlig bild av framstegen, vilket gör det möjligt för oss att identifiera och ta itu med eventuella problem som kan uppstå under stora projekt.