Achievements
HIT Holz
Smartsheet hilft HIT Holz, die Produktivität zu steigern und vom wachsenden Trend zum E-Commerce zu profitieren
Industry
Manufacturing
Organization Size
Mid-market (200-1999)
Region
Europe, Middle East and Africa (EMEA)
Smartsheet ist jetzt ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit und hat uns bisher mehr als 1.000 Arbeitsstunden erspart. Seit wir Smartsheet verwenden, haben wir so viel gelernt, nicht nur darüber, wie wir unser Geschäft am besten betreiben, sondern auch über Technologie im Allgemeinen.
Program Manager at HIT HOLZ
Thassilo König
Das 1999 gegründete Unternehmen HIT Holz zählt zu den führenden Herstellern von Europaletten in Europa und betreibt eines der größten Sägewerke Deutschlands. Mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Euro gilt das Unternehmen als einer der bedeutendsten Produzenten von Bioenergieträgern in Deutschland. Im sächsischen Torgau verarbeitet HIT jährlich über 1,1 Millionen Festmeter Holz zu Produkten wie Paletten, Schnittholz, Pellets und Briketts. Diese Produkte werden weltweit in Tausenden von Fabriken eingesetzt, wobei die Hersteller besonders auf die Langlebigkeit und Qualität der HIT Holzwerkstoffe setzen.
Angesichts des rasanten Wachstums und der damit verbundenen Anforderungen an eine verbesserte Infrastruktur hat HIT in den letzten Jahren mehr als 20 Millionen Euro in moderne, voll integrierte Produktionsanlagen investiert. Diese Investitionen erstrecken sich über die gesamte Wertschöpfungskette, von der Beschaffung des Rohmaterials bis hin zur Herstellung und dem Vertrieb von Paletten und anderen Holzprodukten. Als zukunftsorientiertes Unternehmen erkannte HIT, dass ein effizientes Arbeitsmanagement entscheidend für den Erfolg dieser neuen Prozesse und der Produktionsumstellung ist. Die Suche nach einer Lösung zur Steigerung der betrieblichen Effizienz führte HIT Holz zu Smartsheet, das schnell zu einem wesentlichen Element der strategischen Entwicklung wurde.
Dringender Bedarf nach einem effektiven System
Capex Manager Thassilo König ergriff die Initiative, um ein unternehmensweites System zur Projektverfolgung und -steuerung zu implementieren. Bis dahin basierte die Strategieentwicklung auf traditionellen Methoden mit Stift und Papier oder wurde in komplexe Excel-Tabellen übertragen - ein dediziertes Planungssystem fehlte gänzlich.
Das fünfköpfige Projektmanagement-Team und die Unternehmensleitung (C-Suite) wünschten sich ein umfassendes System, das nicht nur zur Berichterstattung über die Projektergebnisse, sondern auch zur Steuerung der Aufgaben innerhalb des Unternehmens dienen sollte, indem es Informationen auf detailliertester Ebene bereitstellt. Das System sollte auch einen klaren Überblick über die operativen Aktivitäten geben, Unterstützung bei der Analyse von Zeitplänen und Budgets für laufende Projekte bieten und diese Daten regelmäßig mit den neuesten Informationen aktualisieren.
Die Einführung von Dynamic View war ein weiterer strategischer Schritt, der es den Eigentümern des Unternehmens ermöglichte, Informationen selektiv für bestimmte Mitarbeitergruppen freizugeben. Diese Funktionalität erleichterte die Verwaltung kritischer Prozesse mit Lieferanten und ermöglichte die Einbindung sowohl interner Teams als auch externer Partner. Gleichzeitig wurde die Datensicherheit gewährleistet und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.
Darüber hinaus stand HIT Holz vor der Herausforderung, den wachsenden Bedarf an globalen Lieferungen zu decken. Mit dem Aufschwung des E-Commerce stand das Unternehmen vor der Notwendigkeit, seine Produktivität zu steigern, um den Anforderungen des Massentransports gerecht zu werden und damit neue, spannende Möglichkeiten zu schaffen. Ziel war es, den Online-Einkauf noch zugänglicher und zuverlässiger zu machen und damit die Marktposition von HIT Holz im digitalen Handel zu stärken.
Doppelte Kapazität mithilfe von Smartsheet
Thassilo König leitete die digitale Transformation bei HIT Holz mit der Integration von Smartsheet ein, indem er zunächst 200 Teilprojekte in das System einpflegte - eine Zahl, die sich inzwischen fast verdoppelt hat. Gemeinsam mit dem Smartsheet Platinum Solution Partner AMX konnte er in kurzer Zeit ein maßgeschneidertes Dashboard entwickeln, standardisierte Tools einführen und speziell auf das Unternehmen zugeschnittene Prozesse etablieren. Um die Mitarbeiter bei der Umstellung auf die neuen digitalen Prozesse zu unterstützen, startete König eine Reihe von Workshops, die alle zwei Wochen stattfanden. Hier lernten die Mitarbeiter, wie sie die digitalen Werkzeuge und Prozesse am besten für ihre Projekte nutzen können.
Manchmal dauert es etwas länger, bis sich die Leute an Smartsheet gewöhnt haben, aber in den Workshops wird es ganz einfach. Auch Menschen ohne IT-Kenntnisse können damit arbeiten - und die meisten haben überhaupt keine Schwierigkeiten.
Senior Solutions Consultant
Vlera Hetemi
In der Anfangsphase bei HIT Holz vereinfachte Smartsheet die Prozesse im Einkaufsbereich erheblich. Hier nutzten die Mitarbeiter die Plattform, um Anfragen für Geräte wie Laptops, Schreibtische oder auch Maschinen zu verfolgen. Das System wickelte diese Anfragen effizient ab, indem es sie durch drei Genehmigungsstufen führte und die zuständigen Teammitglieder mithilfe von Automatisierungsfunktionen zeitnah informierte. Diese erfolgreiche Anwendung motivierte HIT, Smartsheet auf andere Bereiche auszudehnen.
Mit dem wachsenden Bewusstsein für die Vorteile der Software stieg auch die Nutzung im Unternehmen. Eine Vielzahl von Aufgaben wurde in Smartsheet übertragen und die Anwendungsbereiche wurden exponentiell erweitert. Frau Hetemi betont, dass diese Entwicklung zum Teil dem Management von Herrn König und der starken Partnerschaft, die aufgebaut wurde, zu verdanken ist. Diese ermöglichte einen effektiven Feedback-Prozess und führte zu immer besseren Lösungen.
Ich mochte die Art und Weise, wie die Reise verlief - es war sehr unkompliziert und alles ging sehr schnell. Sobald wir einen neuen Anwendungsfall entdeckt hatten, setzten wir uns für ein paar Stunden zusammen und bereiteten alles Nötige vor.
Senior Solutions Consultant
Vlera Hetemi
Die Sitzungen mit AMX waren sehr hilfreich. Es ist unglaublich, wie schnell man damit standardisierte Programme erstellen kann. Wir bauen jetzt für jede Frage, die im Unternehmen auftaucht, einen Prototyp. Auch wenn wir derzeit 40 Lizenzen haben, zeigen wir ihnen, wie [Smartsheet] zu verwenden ist, und das multipliziert sich.
Program Manager at HIT HOLZ
Thassilo König
Die ultimative Transparenz in komplexe, sich ständig weiterentwickelnde Projektanforderungen
Das Projektmanagement-Team von HIT arbeitet nun mit den Mitarbeitern zusammen, um Sicherheitsvorkehrungen für alle potenziellen Hindernisse auf dem Weg zu treffen und Herausforderungen anzugehen, sobald sie auftreten. Das Smartsheet Control Center ermöglicht es König und seinem Team, den Fortschritt komplexer Projekte zu visualisieren und die verschiedenen Aspekte je nach Überwachungsbedarf in unterschiedlichen Kategorien zu verwalten.
„Es ermöglicht uns, Fragen zu beantworten wie: „Wie lange wird das Projekt dauern?“, „Wie viele Wochen werden wir brauchen, um es unterzubringen?“ und „Wie viele Investitionen sind für dieses Projekt erforderlich?“, sagt König. Es reduziert auch das Betriebsrisiko und ermöglicht HIT, die Projektbereitstellung durch Automatisierung zu standardisieren, was den Schutz des Programms vereinfacht und Mitarbeiterzeit freisetzt, die sonst für die manuelle Erledigung dieser Aufgaben aufgewendet werden müsste.
HIT HOLZ, ein traditionelles Fertigungsunternehmen mit einem zukunftsorientierten Projektmanagement-Team, konzentrierte sich auf die digitale Transformation und hatte zunächst großen Erfolg mit Dynamic View, Control Center und Bridge. Aufbauend auf diesem Erfolg und mit dem Wunsch, die Digitalisierung weiter voranzutreiben, ist HIT HOLZ der erste deutsche Kunde, der Smartsheet Advance Gold einsetzt, um weiterhin von der gesamten Plattform zu profitieren.
Das Mitarbeiterwachstum ermöglichen
Eine weitere Möglichkeit, wie HIT die Smartsheet-Funktionen genutzt hat, ist in der Personalabteilung, um die Mitarbeiter besser kennenzulernen. Mit den Fähigkeiten, Zertifizierungen und dem Managementpotenzial von mehr als 700 Mitarbeitern hat das Tool HIT dabei geholfen, eine umfassende Datenbank über die Mitarbeiter des Unternehmens aufzubauen.
Praktisch bedeutet dies, dass das Unternehmen feststellen kann, welcher Vorarbeiter bestimmte Aufgaben ausführen kann, wie z. B. das Bedienen schwerer Maschinen, um die gesetzlichen Vorschriften für die Lizenzierung und den Betrieb zu erfüllen. Es gibt dem Unternehmen aber auch ein klares Bild davon, wie Wachstum und Innovation unter den Mitarbeitern durch Schulungen ermöglicht werden können.
Einfache Einführung
Die erfolgreiche Integration von Smartsheet bei HIT Holz zeigt, wie digitale Arbeitsmanagement-Tools effektiv in einem traditionell handwerklich geprägten Unternehmen eingeführt werden können. Obwohl einige Mitarbeiter anfangs nicht mit Cloud-basierten Lösungen vertraut waren, erleichterte die intuitive Benutzeroberfläche von Smartsheet den Übergang und förderte die Akzeptanz unter den Mitarbeitern.
Das speziell für HIT Holz eingerichtete Dashboard ermöglicht es den Mitarbeitern, die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu bearbeiten und die für ihre Arbeit relevanten Formulare zu verfolgen. Mit 380 aktiven Teilprojekten hat das Tool einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Produktivität und Organisation des Unternehmens geleistet.
Thassilo König nutzt eine alltägliche Analogie, um die Einfachheit von Smartsheet zu unterstreichen und zögernde Mitarbeiter zu ermutigen, sich auf das neue System einzulassen: Es ist so einfach wie Onlineshopping bei Amazon. Dieser Vergleich hilft, mögliche Barrieren abzubauen und das Vertrauen der Mitarbeiter in das Tool zu stärken.
Die positive Resonanz auf Smartsheet innerhalb des Unternehmens hat sich dahingehend entwickelt, dass das Projektmanagement-Team nun aktiv von anderen Mitarbeitern aufgefordert wird, weitere Workflows zu erstellen. Dies deutet auf eine interne Nachfrage und Vertrauen in die Effizienz des Tools hin.
Die Unterstützung durch den Smartsheet Platinum Solution Partner AMX wird besonders hervorgehoben. Diese Unterstützung spielte eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Implementierungsprozesses und vermittelte den Mitarbeitern von HIT Holz die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um Smartsheet in vollem Umfang nutzen zu können.
Darüber hinaus ermöglicht die Einfachheit von Smartsheet den Mitarbeitern, das Tool auch für praktische Aufgaben wie das Einreichen von Vorfallsberichten zu nutzen. Dies zeigt, dass Smartsheet nicht nur das Projekt- und Aufgabenmanagement vereinfacht, sondern auch in andere Unternehmensbereiche integriert werden kann, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens weiter steigert.
Schutz der Mitarbeitersicherheit
Mit Smartsheet kann die Betriebsleitung drei wichtige Detailbereiche und ein Foto bereitstellen, um einen Vorfall zu protokollieren, sobald er auftritt. Dies kann über das iPad erfolgen und ermöglicht es den Managern, die Berichtsprozesse in ihre tägliche Inspektionsroutine zu integrieren. Die zuständige Abteilung wird dann zeitnah benachrichtigt.
Die Nachverfolgung solcher Vorfälle ist entscheidend, um einen sicheren und vorschriftsmäßigen Arbeitsbereich zu gewährleisten. Formulare wie der Vorfallsmanagementbericht haben uns geholfen, „die Schwere eines Vorfalls, die genauen Ereignisse und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen zu ermitteln und herauszufinden, was wir tun müssen, damit sich ein solcher Vorfall nicht wiederholt“, so König.