Prestationer
HIT Holz
HIT Holz använder Smartsheet för att sätta upp mål och skapa effektiva processer för att öka effektiviteten.
Industri
Tillverkning
Organisationens storlek
Mid-market (200-1999)
Regioner
Europa, Mellanöstern och Afrika (EMEA)
Smartsheet är en viktig del av vårt arbete nu och har sparat oss över 1 000 timmar hittills. Vi har lärt oss så mycket sedan vi började använda det, inte bara om hur vår verksamhet fungerar bäst, utan om teknik i allmänhet.
Program Manager at HIT HOLZ
Thassilo König
HIT Holz grundades 1999 och är Europas största tillverkare av europapallar, ett av Tysklands största sågverk och en av Tysklands viktigaste producenter av biobränslen, med en omsättning på över 200 miljoner euro. Företaget ligger i staden Torgau i nordvästra Sachsen och förädlar mer än 1,1 miljoner kubikmeter trä per år till lastpallar och andra träprodukter som sågade trävaror, pellets och briketter. Dessa material används av tusentals fabriker runt om i världen, vilket gör att tillverkarna kan lita på att deras material har lång livslängd.
Under de senaste åren har HIT investerat mer än 20 miljoner euro i högteknologiska och helt integrerade produktionsprocesser, efter att den snabba tillväxten skapat efterfrågan på bättre infrastruktur. Dessa omfattar alla steg i värdeskapandet, från inköp av råvirke till produktion och leverans av lastpallar och andra träprodukter. Som en organisation med framåtblickande team visste de att arbetsledning var nyckeln till framgång för dessa processer och produktionsförändringar. De letade efter programvara som kunde hjälpa dem att öka effektiviteten, och Smartsheet blev snart en viktig komponent i deras utvecklingsresa.
Ett akut behov av ett effektivt system
Investment Manager Thassilo König svarade på efterlysningen av ett företagsövergripande system för projektspårning och -hantering. Fram till dess innebar strategiutveckling att man satte pennan på papperet eller följde upp framstegen i långa Excel-ark - företaget hade inte ens ett planeringssystem.
Den fem man starka projektledningsgruppen och koncernledningen ville ha ett integrerat system som kunde hjälpa dem att styra arbetsuppgifter i fabriken - inte bara rapportera resultat - och sedan lägga till användbara detaljer på lägsta möjliga nivå. Systemet skulle också ge dem en överblick över vad som hände i verksamheten, hjälpa dem att bedöma varaktighet och budget för pågående projekt och regelbundet uppdatera dessa siffror med den senaste informationen.
Det använder också Dynamic View, en funktion som gör det möjligt för företagare att dela information med grupper av anställda. Det hanterar kritiska processer med leverantörer och kan rymma både interna och externa team, samtidigt som det upprätthåller säkerheten och gör det enkelt att samarbeta.
Dessutom fick HIT den ambitiösa uppgiften att möta de växande kraven på global sjöfart. Med en blomstrande e-handel siktar företaget på att öka sin produktivitet för att möta dessa nya nivåer av masstransporter, vilket öppnar upp spännande möjligheter att göra online-shopping mer tillgänglig och tillförlitlig än någonsin tidigare.
Fördubblad kapacitet med hjälp av Smartsheet
König inledde HIT Smartsheet-resa med ett intag på 200 underprojekt i Smartsheet, ett antal som nu nästan har fördubblats. Med hjälp av Smartsheets platinapartner AMX byggde han snabbt en instrumentpanel, implementerade några standardiserade verktyg och etablerade arbetsflöden som var anpassade till företaget. Och för att hjälpa personalen att anpassa sig till de nya digitala förändringarna började König leda workshops varannan vecka för att visa hur fabriksgolvet kan utnyttja verktygen och processerna för sina projekt.
Ibland behöver man lite tid för att vänja sig vid Smartsheet, men workshopparna gör det enkelt. Även personer utan IT-kunskaper kan använda det - och de flesta har inga problem alls.
Senior Solutions Consultant
Vlera Hetemi
På HIT stödde de första tillämpningarna av Smartsheet upphandling och spårade anställdas förfrågningar om bärbara datorer, skrivbord eller till och med maskiner. Lösningen bearbetade snabbt dessa förfrågningar genom tre nivåer av godkännande och använde automatisering för att varna lämpliga teammedlemmar i rätt tid. Effektiviteten i denna process uppmuntrade HIT att implementera nya användningsområden. I takt med att medvetenheten ökade, ökade också användningen. En mängd olika uppgifter migrerades till Smartsheet, och användningsområdena "exploderade" därifrån, enligt Hetemi. Hon säger att detta delvis beror på Königs ledning och det partnerskap som de kunde bygga upp, vilket säkerställde en smidig feedbackprocess och ledde till bättre lösningar:
Jag gillade verkligen hur den här resan gick till - det var väldigt smidigt och det gick väldigt fort som ett resultat. När vi upptäckte ett nytt användningsområde satt vi tillsammans i ett par timmar och sedan byggde vi det vi behövde.
Senior Solutions Consultant
Vlera Hetemi
AMX-sessionerna har varit så användbara. Det är helt galet hur snabbt man kan bygga standardiserade program på det här sättet. Vi bygger nu en prototyp för varje fråga som uppstår i vårt företag. Även om vi för närvarande har 40 licenser lär vi dem hur man använder [Smartsheet] och det multipliceras.
Program Manager at HIT HOLZ
Thassilo König
Fullständig insyn i komplexa projektbehov som ständigt förändras
Projektledningsteam har blivit nära integrerat med arbetsstyrkan, proaktivt skyddar mot potentiella vägspärrar och tar itu med problem när de uppstår. Med hjälp av Smartsheets Control Center kan König och hans kollegor projicera banan för mer komplexa initiativ och övervaka de olika segmenten enligt deras respektive övervakningsbehov.
König konstaterar: "Den här funktionen ger klarhet i viktiga frågor som projektets varaktighet, antalet veckor vi behöver ägna åt det och det ekonomiska åtagande som det innebär. Den minimerar också de operativa riskerna genom att HIT kan homogenisera projektgenomförandet med hjälp av automatisering. Denna förenkling och lätthet underlättar programsäkerheten och frigör personaltid som annars skulle ha gått åt till manuella processer."
Som ett traditionellt tillverkningsföretag med ett öga på digital utveckling har HIT HOLZs projektledning utnyttjat verktyg som Dynamic View, Control Center och Bridge för att göra betydande framsteg. Uppmuntrade av dessa framgångar och angelägna om att fortsätta sin digitala utveckling har HIT HOLZ blivit den första tyska kunden att anta Smartsheet Advance Gold och vill dra full nytta av plattformens funktioner.
Stärka medarbetarnas tillväxt
HIT har också utnyttjat Smartsheets funktioner inom sin personalavdelning för att fördjupa sin förståelse för sin arbetskraft. Plattformen har visat sig vara en värdefull tillgång när det gäller att skapa en definitiv inventering av organisationens personalstyrka och fånga upp kompetenser, certifieringar och ledarskapsförmåga hos de mer än 700 anställda.
Ur en pragmatisk synvinkel underlättar verktyget identifieringen av kvalificerade förmän för specifika uppgifter, t.ex. hantering av tunga maskiner, i linje med lagstadgade krav för licensiering och drift. Det ger också en transparent bild av hur företaget kan uppmuntra medarbetarnas utveckling och innovation genom riktade utbildningsinitiativ.
Lätt att förstå
Även om en del av personalen inledningsvis inte kände till molnbaserade applikationer blev de snabbt vana vid att använda Smartsheet tack vare den användarvänliga designen.
HIT instrumentpanel ger medarbetarna olika funktioner, t.ex. möjlighet att ändra sina tilldelade uppgifter och övervaka relaterad dokumentation. Detta har lett till en framgångsrik hantering av 380 aktiva delprojekt inom företaget.
König jämför Smartsheets enkelhet med att "beställa från Amazon" för att lugna dem som är tveksamma till att använda tekniken. Han förklarar: "Det fanns en inlärningskurva med Smartsheet, men nu finns det en intern drivkraft för våra tjänster att skapa ytterligare arbetsflöden. Denna övergång från att bli pressad till att bli efterfrågad har i hög grad påverkats av AMX utbildningsstöd."
Plattformens intuitiva karaktär är också användbar för den dagliga verksamheten, till exempel när personalen skickar in incidentrapporter.
Skyddar medarbetarnas säkerhet
Smartsheet gör det möjligt för HIT butikschefer att snabbt registrera incidenter genom att tillhandahålla tre viktiga delar av informationen, tillsammans med ett foto, i samma ögonblick som en händelse inträffar. Processen underlättas av användningen av iPads, som smidigt passar in i chefernas dagliga inspektionsrutiner och säkerställer att incidentrapporterna kommuniceras till rätt avdelning i rätt tid.
Att föra en logg över dessa incidenter är en viktig metod för att främja en säker arbetsplats som uppfyller kraven. I synnerhet är rapportformuläret för incidenthantering viktigt för att bedöma hur allvarlig en incident är, förstå dess inverkan och utveckla strategier för att förhindra framtida händelser. "Det handlar om att identifiera hur kritisk incidenten är, händelseförloppet, hur den påverkar vår verksamhet och vilka åtgärder som krävs för att förhindra en upprepning," förklarar König.