Oerlikon

Oerlikon ist ein weltweit tätiger Technologiekonzern mit Sitz in der Schweiz, der modernste Beschichtungstechnologien für die Automobil-, Medizin-, Werkzeug-, Textil- und Luftfahrtindustrie anbietet. Das Unternehmen vermarktet eine breite Palette von Materialien, Beschichtungsanlagen und damit verbundenen Dienstleistungen sowie die Entwicklung voll integrierter Polymerverarbeitungsanlagen. Mit mehr als 11.000 Mitarbeitenden ist Oerlikon in 37 Ländern vertreten.

Im Jahr 2018 erkannte Oerlikon die Notwendigkeit, sein Kundenportfolio rasch zu erweitern. Dadurch gewannen das Projektmanagement und die Priorisierung von Projekten an Bedeutung, zumal die Projektfreigabe bisher eher dem lautstarken Bedarf als einer klaren Strategie folgte. Um eine transparente und objektive Bewertung aller Projekte zu etablieren, die vor allem die unterschiedlichen Ertragspotenziale berücksichtigt, hat Oerlikon gezielte Verbesserungen vorgenommen. Ende 2018 wurde erstmals ein Demand-Management-Prozess eingeführt, im Folgejahr folgte die Eröffnung des ersten Project Management Office (PMO), um die bestehenden Defizite zu beheben.

Nach der Einrichtung des Project Management Office (PMO) erkannte Oerlikon, dass weitere Schritte erforderlich waren. "Als nächstes musste unser Unternehmen ein globales Zeiterfassungssystem für IT-Services und Projekte einführen. Mit den daraus gewonnenen Echtzeitdaten konnten wir genau analysieren, wie viel Zeit in Projekte und Aufgaben investiert wurde. So konnten wir Projekte anhand von Key Performance Indicators (KPIs) priorisieren und Entscheidungen treffen, die im Einklang mit der Gesamtstrategie von Oerlikon standen", erklärt Aeschlimann. Für dieses Projekt entschied sich das Team für eine Zusammenarbeit mit Agile Management Experts (AMX), einem europäischen Smartsheet Platinum Partner.

Das neue Zeiterfassungssystem wurde dann mit Hilfe des Smartsheet Smart Grid implementiert, das eine weltweite Vernetzung aller Abteilungen und Projekte ermöglicht. Um die Einführung zu beschleunigen, entschied sich Oerlikon für eine Datenaggregationsplattform, die intern angepasst und individualisiert werden konnte. „Die Anpassungsfähigkeit von Smartsheet war so überzeugend, dass wir uns für diese Lösung entschieden haben. Ausschlaggebend war für uns die Möglichkeit, Änderungen eigenständig vornehmen zu können, ohne jedes Mal einen externen Berater hinzuziehen zu müssen“, ergänzt Aeschlimann.

Effektivere Entscheidungsfindung und Priorisierung

Um eine bestmögliche Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie von Oerlikon zu erreichen, wurden IT- und operative Projekte neu in drei Kategorien eingeteilt: Organisches Wachstum, Effizienz und Mitarbeitende sowie anorganisches Wachstum (Mergers & Acquisitions). Damit wurde die Grundlage geschaffen, um Projekte zukünftig datenbasiert zu priorisieren.

Jedes Projekt, unabhängig von seiner Herkunft, unterliegt nun einem einheitlichen Bedarfsmanagementprozess. "Ausnahmen sind nicht mehr möglich. Die Priorisierung ist nicht mehr beeinflussbar. Sie basiert auf transparenten Leistungsindikatoren (KPIs), die aufzeigen, wie stark ein Projekt die Unternehmensstrategie von Oerlikon voranbringt", erklärt Gummert-Loellke.

Höchste Transparenz dank Echtzeit-Dashboards    

"Heute verwalten wir unsere Berichte über Live-Dashboards in Smartsheet. Dadurch müssen wir die Berichte nicht mehr jeden Monat manuell erstellen und dem IT-Lenkungsausschuss vorlegen", fügt Aeschlimann hinzu. Die Mitarbeitenden können sich nun wieder voll und ganz darauf konzentrieren, Mehrwert zu schaffen.

"Smartsheet dient als zentrales System, in dem alle Informationen zu unseren Projekten von Anfang bis Ende zusammenlaufen, einschließlich der Budgets. Das gibt uns einen zuverlässigen Überblick und maximale Transparenz über alle IT-bezogenen Initiativen und Projekte weltweit", bestätigt Aeschlimann. Jede Geschäftseinheit erhält einen transparenten Einblick, wie ihre Projekte im Verhältnis zum Gesamtportfolio stehen, und Führungskräfte können den Projektfortschritt und die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die gesammelten Daten unterstützen auch das Controlling bei der Erstellung genauerer Budgetprognosen.

Die erfolgreiche Anpassung der Prozesse und Systeme wird von allen Beteiligten, einschließlich der Technologiepartner, anerkannt. "Es ist uns eine große Freude, Oerlikon bei der Transformation des Projektmanagements zu unterstützen. Wir haben Transparenz geschaffen, die Zusammenarbeit neu definiert und sind nun in der Lage, allen Beteiligten eine einheitliche Informationsquelle für alle Arten von Daten zur Verfügung zu stellen", bestätigt Vlera Hetemi, Senior Solutions Consultant bei der AMX Germany GmbH. "Das AMX-Team hat mit den Smartsheet-Champions von Oerlikon direkt vor Ort in den Büros von Oerlikon in Pfäffikon in der Schweiz zusammengearbeitet. Wir haben Ideen gesammelt, verschiedene Stakeholder eingebunden und gemeinsam Lösungen entwickelt."

Vorlagen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Als erfahrene Smartsheet-Nutzer haben Aeschlimann und Gummert-Loellke auch anderen Nutzern geholfen, das Potenzial der Plattform voll auszuschöpfen. "Wir verwenden für unsere Projekte Vorlagen, die uns ein effizientes Portfoliomanagement und Reporting ermöglichen. Nur bei der Entwicklung neuer Lösungen greifen wir auf Berater zurück. Jeder, der schon einmal mit uns an einem Projekt gearbeitet hat, kennt den Prozess und ist in der Lage, eigenständig ein Projekt in Smartsheet zu starten", erklärt Aeschlimann.

Mit Smartsheet hat Oerlikon nicht nur sein Projekt- und Portfoliomanagement optimiert und einen Überblick über alle Aktivitäten gewonnen, sondern auch einen kollaborativen und flexiblen Projektmanagementansatz eingeführt. "Für unsere Methodik benötigen wir eine flexible Plattform, die Feedback und aktive Beteiligung fördert, und genau das bieten wir mit Smartsheet", betont Aeschlimann.