Oerlikon

Oerlikon, en global teknikkoncern med huvudkontor i Schweiz, tillhandahåller världsledande beläggningsteknik för avancerade industrier som fordons-, medicin-, verktygs-, textil- och flygindustrin. Lösningarna omfattar material, beläggningsutrustning, beläggningstjänster och konstruktion av kompletta integrerade polymeranläggningar. Företaget sysselsätter mer än 11 000 personer som levererar produkter och tjänster i 37 länder.

Under 2018 började Oerlikon snabbt utöka sin kundportfölj. Detta skapade ett behov av bättre projektprioritering och -hantering. Tidigare baserades projektbesluten på "vem som skriker högst". Oerlikon ville gå över till en transparent och objektiv process för att utvärdera projekt baserat på deras affärsvärde. Företaget gjorde sedan stegvisa förbättringar för att täppa till dessa luckor, varav den första var en process för efterfrågehantering som infördes i slutet av 2018. Under 2019 etablerades Oerlikons första projektledningskontor (PMO).

Efter att ha inrättat sitt projektledningskontor (PMO) insåg Oerlikon att det fanns behov av ytterligare förbättringar. "Vår utveckling ledde till att vi implementerade ett omfattande, globalt tidrapporteringssystem för IT-tjänster och projekt, som gör det möjligt för oss att analysera realtidsdata om varaktigheten för projektrelaterade aktiviteter. Systemet gör det möjligt för oss att prioritera projekt enligt Key Performance Indicators (KPI), en kritisk komponent i Oerlikons övergripande strategiska plan", förklarar Mandy Aeschlimann, Head of Global SAP Management & SAP IT Program Manager på Oerlikon IT Solutions. Företaget samarbetade med Agile Management Experts (AMX), en av Smartsheets högst rankade partners i Europa, för att genomföra uppgraderingen.

Det nya systemet implementerades med hjälp av Smartsheets Smart Grid-funktion, som integrerar tjänster och projekt på global nivå. Oerlikons krav på en plattform som kunde anpassas och hanteras internt utan behov av löpande konsultstöd var en drivande faktor i deras val. "Smartsheets anpassningsbarhet var en viktig avgörande faktor för oss. Det ger oss självständighet att genomföra förändringar på egen hand, vilket är ovärderligt för vår verksamhet", säger Aeschlimann.

Bättre beslutsfattande och prioritering

För att säkerställa en bättre anpassning till företagets strategi grupperades IT- och affärsprojekt under tre pelare: organisk tillväxt, effektivitet och medarbetare samt oorganisk tillväxt (fusioner och förvärv). Detta gjorde det möjligt att prioritera projekt baserat på data.

Projekten går igenom en kravprocess som är densamma för alla, oavsett varifrån de kommer. "Vi gör inga undantag, och prioriteringen kan inte manipuleras. Den baseras på KPI som visar hur effektivt projektet stöder Oerlikons strategi", säger Gummert-Loellke.

Maximal transparens med instrumentpaneler i realtid

Vi hanterar våra rapporter via instrumentpaneler i realtid i Smartsheet. Det innebär att vi inte behöver sätta oss ner och förbereda rapporter manuellt varje månad för att presentera dem för vår IT-styrgrupp", tillägger Aeschlimann. Detta gör att teamen kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter.

"All information om projektstatus och budget konsolideras i Smartsheet från början till slut. Det ger oss en heltäckande bild och maximal transparens av alla IT-baserade initiativ och projekt över hela världen", säger Aeschlimann. Som ett resultat av detta vet varje affärsenhet var deras projekt står i förhållande till den övergripande portföljen, medan ledningsgruppen kan spåra framsteg och utgifter i realtid för att informera sina beslut. All data som samlas in hjälper också controllers att göra korrekta budgetberäkningar för det kommande året.

Projektets framgångar firas av alla intressenter, inklusive teknikpartnerna. "Vi är glada över att ha hjälpt Oerlikon att förändra sitt sätt att hantera sina projekt genom att öka transparensen, förändra samarbetet till det bättre och förse alla intressenter med en enda sanningskälla för alla typer av information", säger Vlera Hetemi, Senior Solutions Consultant på AMX Germany GmbH. "AMX-teamet har arbetat sida vid sida på Oerlikons kontor i Pfäffikon i Schweiz vid flera tillfällen för att brainstorma, träffa olika intressenter och bygga lösningarna tillsammans med Oerlikons Smartsheet-mästare."

Mallar för att öka användbarheten

Som erfarna Smartsheet-användare har Aeschlimann och Gummert-Loellke bidragit till att maximera fördelarna med plattformen för andra inom organisationen. "Vi har standardiserat våra projekt med hjälp av mallar, vilket effektiviserar hanteringen av vår portfölj och förenklar uttag av rapporter. När vi utvecklar nya lösningar använder vi oss av konsulter för deras expertis. Men när någon väl har arbetat med ett projekt hos oss blir processen en självklarhet, vilket gör att de kan starta projekt i Smartsheet på egen hand", förklarar Aeschlimann.

Genom att använda Smartsheet har Oerlikon inte bara effektiviserat sin projekt- och portföljhantering, utan också fått en heltäckande överblick över sina många projekt. Företaget har också anammat ett mer samarbetsinriktat och flexibelt sätt att hantera projekt. "Vår strategi kräver en dynamisk miljö som uppmuntrar till interaktion och samarbetsinput. Jag tror att Smartsheet har varit avgörande för att hjälpa oss att odla just detta", avslutar Aeschlimann.