Pricer

Pricer AB grundades i Sverige 1991 och är världsledande inom digitala hyllkantslösningar för butiker och hjälper över 18 000 butiker i mer än 70 länder att förbättra butiksresultat och shoppingupplevelse. I slutet av 2019 påbörjade företaget en transformativ resa för att bygga en projekt- och programhanteringslösning som skulle modernisera arbetsflödena, främja teamets anpassning och minska spridningen av innehåll.

Förenkling av dokumentflödet

Innan Pricers digitala omvandling hade de olika avdelningarna fastnat i spretiga kalkylblad och trassliga e-postkonversationer. Avsaknaden av ett enhetligt samarbetssystem orsakade störningar i kommunikationen och informationsdelningen, vilket resulterade i försenade projekt och splittrat teamarbete.

Giacomo Crucinio, Head of Professional Services på Pricer, kände igen problemet: "Vi blev överväldigade av den stora mängden e-post och dokument som var utspridda på flera olika plattformar," säger han. "Ett dokumenthanteringssystem var avgörande för oss, särskilt eftersom våra installationsprocesser kräver kundverifiering. Med flera dokument kopplade till varje projektsegment var det inte hållbart att hantera dem för hand." För att övervinna dessa utmaningar bestämde sig Pricer för att använda Smartsheet och arbeta med Platinum Partner AMX.

"Alla använde kalkylblad, så vi letade efter ett sätt att sammanföra alla kalkylblad och sammanställa all information på landsnivå, kontonivå och ledningsnivå. Den tredje nivån skulle ge oss en programhanteringsvy med en lista över alla projekt, där de som är under arbete eller försenade lyfts fram," förklarar Crucinio. "Så det var vad vi gjorde, med Smartsheet som grund för att bygga en egenutvecklad projektledningsplattform som heter ProMETEOS."

Plattformen ger dynamiska instrumentpaneler med insikter baserade på användarens roll och behörigheter. Varje anställd och underleverantör kan bara komma åt den information de behöver för att utföra sitt jobb, vilket bidrar till att säkerställa datasäkerheten. Dessutom innebär det stora tidsbesparingar att hålla alla uppdaterade med instrumentpanelerna.

"Det vi har åstadkommit med ProMETEOS är en projekthanteringslösning som är kopplad till processen, så att meddelanden skickas när en uppgift ska utföras och systemet håller koll på statusen i projektet. Det finns ingen anledning att hålla reda på den senaste statusen i huvudet, för från och med nu hittar du den alltid i Smartsheet," säger Victor Broberg, konsultchef på AMX.

Arbeta smartare med automatisering

Den valda lösningen använder öppna API för att synkronisera med externa plattformar som Salesforce och Microsoft Teams, vilket effektiviserar processer och ökar produktiviteten. Crucinio förklarar effekterna av den här integrationen. "Vårt mål var att granska kunddata i vårt Salesforce för att identifiera och korrigera eventuella avvikelser som kan ha smugit sig in över tid. Genom att importera data till Smartsheet kunde vårt orderteam lösa inkonsekvenser på en enda dag, en uppgift som tidigare kunde ha tagit upp till en månad."

Beställningsteamet drar också nytta av Smartsheets automatiserade arbetsflöden, som inte bara standardiserar repetitiva uppgifter utan också minimerar felmarginalen. Resultatet är en snabbare och mer korrekt orderhanteringsprocess. "Systemet är kopplat till vårt beställningshanteringssystem för att hämta beställningsinformation. När vår fältpersonal gör lagerinventeringar i butikerna jämför vi butikens produktbehov med beställningslistan. Eventuella avvikelser flaggas omedelbart till beställningsteamet," säger Crucinio.

Dessutom har Smartsheets flexibilitet gjort det möjligt för Pricer att genomföra mindre, skräddarsydda projekt för att tillgodose behoven hos specifika avdelningar. Ett exempel är den senaste lanseringen av HR-verktyget "Pricer People," som effektiviserar hanteringen av interaktioner med anställda, oavsett om de är nyanställda, nuvarande anställda eller de som flyttar inom företaget.

Smartsheet stöder också avdelningen för professionella tjänster. "Tidigare kom alla förfrågningar in via e-post eller telefonsamtal," beskriver Crucinio. "Med Smartsheet byggde vi en lösning som samlar in alla förfrågningar via en intern portal. Vi har eliminerat alla förfrågningar om e-postaktiviteter och har alla detaljer på ett ställe. Lösningen använder villkorlig logik för att visa eller dölja vissa fält baserat på personens val av tidigare fält. Detta säkerställer att de bara ombeds att svara på de frågor som är relevanta för deras inlämning. Dessutom kan vissa värden förinställas från enkel HTML. Allt detta gör formuläret enklare att fylla i och sparar ännu mer tid.

Bli en del av strävan att uppnå mer

Pricer fortsätter att sträva efter sina produktivitetsmål med Smartsheet: att få alla på samma sida, arbeta effektivt och eliminera kommunikationsfriktion. Resan fortsätter, med nya projekt som dyker upp hela tiden.

Företaget arbetar för närvarande med DocuSign integration för att effektivisera dokumentgodkännande med digitala signaturer.

"Det fantastiska med Smartsheet är att du kan hitta en gemensam grund med alla som använder arbetsflöden, formler och formulär för att bygga företagslösningar," sammanfattar Crucinio. Och Pricer använder den potentialen till fullo för att höja arbetsupplevelsen för sina medarbetare.